電子帳簿保存法とは、「原則として紙で保存が義務づけられている税務関係帳簿書類について、一定の条件を満たしたうえで電子でのデータ保存を可能」とする法律です。記録の改ざんなどを防止する観点から、満たすべき一定の要件が電子帳簿保存法で定められています。

この電子帳簿保存法について、2021年度の税制改革で帳簿等の電子的な保存に関する抜本的な改正が行われ、2022年1月1日に施行されました。この改正の大きなポイントの一つが「電子取引における電子データの保存の義務化」です。

この義務化により、法人や個人事業主は対応が必要になります。猶予期間が施行から２年間設けられていましたが、2023年12月31日で終了となります。

この記事では、電子帳簿保存法の方法等についてご紹介します。

電子帳簿保存法における3つの保存方法

電子帳簿保存法上、電子データによる保存は大きく3種類に分類されます。

1.電子取引による保存

「電子取引による保存」とは、「自分（自社）が電子的に作成した帳簿や書類について、データのまま保存する」ことです。

具体的には、最初から一貫して会計ソフト等を用いて作成した帳簿（仕訳票等）や国税関係書類（請求書の控えや決算書等）を、紙等でプリントアウトして保存することなく、電子データのままで保存します。

2.スキャナによる保存

「スキャナによる保存」とは、「紙で受領した書類等を画像データで保存する」ことです。

具体的には、取引先から受領した紙の請求書や領収書、従業員の経費精算の領収書等を、一定の要件のもとでスマートフォンやスキャナで読み取り、電子データとして保存します。

3.電子データ取引による保存

「電子データ取引による保存」とは電子的に受け取ったり、また送信したりした取引に関する情報を電子データで保存することです。

具体的には、紙でやり取りしていた場合に保存が必要だった書類（領収書や請求書・契約書等）について電子データでやり取りした際に、一定の要件のもとで電子取引（注）にかかるデータを保存する必要があります。

（注）「電子取引」とは、取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。）の授受を電磁的方式により行う取引をいい（電子帳簿保存法2五）、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上にサイトを設け、そのサイトを通じて取引情報を授受する取引等が含まれます。
（引用：国税庁「電子帳簿保存法の概要」）

デジタル化が進んでいることもあり、事業者や経理に携わる人においては、この「電子データ取引による保存」が多く用いられているようです。

電子データ取引についてもう少し詳しく解説

電子データ取引には、保存義務や対象となるデータが決められています。

また保存する際の注意点も確認しておく必要があります。

電子データ取引による保存の義務

注文書・契約書・領収書・見積書・請求書など業務上取引に関する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。

申告所得税・法人税に関して、帳簿・書類を保存する義務のある全ての人が対応する必要があります。

保存の対象

紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報（請求書や契約書等）が含まれるデータが対象となります。受け取った場合だけでなく、送った場合にもデータを保存する必要があります。

では紙でやり取りしたものもデータ化しないといけないのでしょうか。結論から言えば、あくまでデータでやり取りしたものが対象で、紙でやり取りしたものまでデータ化する必要はありません。

とはいえ、今の時代はデータでやり取りするものが大半ですから、必要な情報が含まれるデータについて全て保存の対象になると考えてよいでしょう。

保存における2つの注意点

1.改ざん防止のための措置を取る必要がある

改ざん防止のための措置とは、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステムを導入することです。

他には「タイムスタンプ（注）を付与」「訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存」といった方法もあります。

（注）「タイムスタンプ」とはある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。
（引用：総務省「タイムスタンプとは？」）

2.「日付・金額・取引先」で検索できる必要がある

表計算ソフト等で索引簿を作ったり検索したりする方法や、データのファイル名に「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダにまとめておくことでフォルダの検索機能を用いて検索する方法などがあります。

なお、保存するファイル形式は問われないので、PDFに変換したものや、 スクリーンショットをしたデータを保存しても問題ありません。

電子帳簿保存法の3つの対応策

電子データ取引保存法に対応するための方法について、ここでは主な3つについて解説します。

1.現状の確認と電子化する書類を検討

すでに電子取引されている国税関係の書類をリストアップし、現状何が電子化されているのか、電子化されていないのか確認しましょう。

そのうえで、電子化されていない書類について取引先ごとにどのような授受方法を行っているのか、またどれぐらいの件数を取引しているのかなどを確認したうえで、電子化する書類を選定していきます。

コストの削減や業務の効率化につながるか、また電子化しやすいかといった点から選定すると良いでしょう。

2.システムの導入の検討

現在、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやクラウドサービス等が登場しています。適切なシステムを導入すれば、比較的スムーズに対応することができるでしょう。

銀行やクレジットカードのデータと連携しながら記帳・保存するシステムもあるため、さまざまなサービスを比較検討して使いやすいものを導入しましょう。

システム導入には費用が掛かる場合があるため、目的やコストに合ったものを選ぶことが大切です。

3.電子化の実施前に取引先や関係者に周知

電子化を実施する前に、あらかじめ取引先や関係者に電子化の周知をして同意を得ておくことも重要です。事前に伝えることで取引先等が混乱することも避けられ、また取引先のデータ取得が必要な際にもスムーズに授受が行えるでしょう。

また、電子化による経理業務への不安や他部署とのデータ授受で混乱を避けるために、前もってマニュアルを作成したり、研修を行ったりして電子化に向けて前もって準備を行うと良いでしょう。