経理データの電子化による業務の生産性向上をはかる「電子帳簿保存法」。2022年1月の改正で定められた「電子取引における電子保存の義務化」では、2年の猶予を設けることが発表されました。
この2年間で、個人事業主やフリーランスは何を準備するべきか。この記事ではその点にフォーカスして電子帳簿保存法に向けた行動を考えていきます。
電子帳簿保存法とは？
まず、電子帳簿保存法について簡単にご説明します。この制度は大きく3つのルールに分類されます。
（1）電子取引の保存……Eメール、オンラインシステム（いわゆるEDI取引）、データ共有サイト、データ記録用媒体などで送付した書類、受領した書類は、電子データで保存する
（2）電子帳簿・電子書類の保存……会計ソフトなどで電子的に作成された書類は、一定の条件を満たした上で電子データのまま保存する
（3）スキャナ保存……紙でやり取りした書類をスキャナで読み込み、電子的に保存する
義務化されるルールはどれ？
上記のうち、今回義務化となったのは（1）の電子取引におけるルールです。電子データでやり取りした書類は、送付側、受領側ともに、原則として電子データで保存しなければなりません。
紙での保存は完全にNG？
こちらの義務化は「電子データで保存しなければならない」というルールであり、「紙でも保存することを禁止」したものではありません。きちんと電子データで保存していれば、同じデータを紙に出力して別途保存することは差し支えありません。
2年の猶予とはどういうこと？
電子取引ルールの義務化は、2022年1月1日～2023年12月31日を猶予期間としています。こちらでは、容認できる事情がある場合に限り、紙での保存が許されています。
ただし、こちらはあくまでも猶予期間です。義務化が見送られたわけではありません。2年後には全ての事業者に義務付けられることになります。もちろん、個人事業主やフリーランスとして働く人々も例外ではないため、義務化に向けた準備が必要です。
法改正で生まれたメリットも
電子取引データの電子保存義務化が注目を浴びていますが、今回の法改正で事業者側に生まれたメリットもあります。
（1）事前申請が不要になった
1点目は、書類の電子保存とスキャナ保存を行う際、所轄税務署への事前承認申請が不要になったことです。そのため事業者は、電子保存のための要件を満たせば電子保存をすぐに行えるようになっています。
（2）タイムスタンプの要件が緩和された
2点目として、スキャナ保存におけるタイムスタンプの要件が緩和されたことも大きなメリットでしょう。タイムスタンプとは、電子データの存在を日時によって検証・証明できるシステムのこと。付与された時点でデータが存在していたことや、付与されてからデータ内容が変更されていないことが証明できます。
タイムスタンプのまず1つ目の緩和は、付与の日時。これまでタイムスタンプの付与は書類を受領してから3日間とされていました。改正後からは、「付与から最長2ヶ月経過後、おおよそ7営業日以内」にまで延長されました。
2つ目の緩和は、データをスキャンする際に受領側の自著が不要になったことです。余計な手間が減り、スキャナ保存がスムーズに行えそうですね。
フリーランスが注意すべきこと
電子帳簿保存法において、個人事業主やフリーランスが気を付けなければならないことは何でしょうか？意外な落とし穴があるかもしれません。ぜひチェックしてください。
保存ミスや改ざんがあったら
こちらは企業にも言えることですが、書類内容の不備や隠ぺいは認められません。書類が要件通りに保存されていなかったり、改ざんやミスで保存書類に不正確な内容があったりした場合、ペナルティが与えられる可能性が考えられます。
国税庁では罰則として、重加算税10％を課すことを発表しています。「取引に対して正確な内容か」も、もう一度確認しましょう。
青色申告対象にも影響
個人事業主やフリーランスの中には、青色申告にて最大65万円の特別控除を受けようと考えている人も多いのではないでしょうか。電子取引における電子保存を行えていない場合は、必要な書類を保存できていないとして、青色申告の取消対象になる可能性があります。特別控除を受けられなくなるほか、欠損金の繰越しもできなくなってしまいます。
実はネットショッピングも
文房具などの備品を、ネットショッピングで買う人も多いのではないでしょうか。こういったものも立派なオンライン取引（電子取引）だといえます。
請求書や領収書、納品書といった取引の商標（しょうひょう）書類は、電子データで保存しなければなりません。ダウンロードして印刷して保存している人は、方法を変えましょう。
フリーランスが今から準備すべきこと
それでは具体的に、個人事業主やフリーランスが準備しておくべきことは何でしょうか？大きく分けて4点を取り上げていきます。
まずは自分の電子取引をチェック
まずは、仕事における書類の電子取引を全てチェックします。
■Eメール
■データ共有のクラウドサービス
■取引先と一緒に利用しているクラウドシステム
■備品を買うネットショッピングサイト など
※Eメールの本文に取引情報が書かれている場合は、メールそのものの保存も必要です。
このように、いつも何気なく使っているツールをくまなく確認しましょう。さらに、PCのローカルデータやSSD、USBメモリなども確認しておくと、忘れていたデータも出てくるかもしれません。
ルールに則った保存方法を徹底しよう
電子帳簿保存法において、2つの保存要件が提示されています。詳しくご紹介します。
（1）真実性の確保
こちらは、データ改ざん防止のための要件です。以下のいずれかを行うことが必須とされています。
（A）タイムスタンプが付与された後に、取引情報を送信・受領する
（B）取引情報を送信・受領した後すみやかにタイムスタンプを付与し、情報の保存者を明確にする
（C）情報の訂正・削除を行う際に確認できるシステム、または情報の訂正・削除が不可能なシステムを使って取引情報をやり取りする
（D）事務処理におけるルール（訂正・削除の防止を定めるもの）をきちんと決め、それに則って処理を行う
※（D）に関しての処理規定は、国税庁HPで詳しくチェックしてください。
訂正削除履歴を残すことなどを前提に、今回の改正ではタイムスタンプ要件などが緩和されています。その分、不正や不備のないように保存・証明できる体制を整えましょう。
（2）可視性の確保
可視性とはつまり、該当の書類データを検索してすぐに見つけられるよう、わかりやすく整理・管理するということです。
検索要件とも呼ばれています。少なくとも「日付」「取引先名」「取引金額」の3つが、該当ファイルを見たときにすぐにわかるようにしておく必要があります。対応としては以下の3点とされています。
（A）ファイル名に「日付」「取引先名」「取引金額」を入れる
（B）日付ごと、取引先ごとなどでフォルダ分けする
（C）Excelなどのスプレッドシートで、「日付」「取引先名」「取引金額」で該当データを検索できる表を別途作成する
ただし売上高1,000万円以下の場合、この検索要件には該当しません。
また検索のしやすさだけでなく、解像度も重要です。書類データを開いたとき、文字が明瞭に読める範囲の解像度を担保する必要があります。
データ管理環境を見直そう
そして重要なのが、データ管理方法です。今まで電子データで保存していなかった場合は、保存するクラウドや保存機器などのメモリー（容量）を確保しましょう。また容量だけでなく、セキュリティや耐性も要チェックです。特に青色申告事業者の場合は、7年間の書類保管が義務付けられています。最低7年はファイルやフォルダが破損することなく保管できる環境が求められます。
業務フローも見直そう
法改正への対応を日頃からスムーズに行えるよう、これを機に業務フローを見直すことが大切です。書類作成や売上管理の方法やスケジューリング、使用する会計システムなど、この猶予期間に確認しておきましょう。忙しい仕事の中でミスなく、なるべく手間なく行える環境を整えたいですね。
義務化をプラスに考えよう！
不安の声が多くあがっているであろう「電子取引における電子保存の義務化」。義務化と聞くと焦ってしまいますね。しかし先に取り上げたように、今回の法改正ではこれまでの要件が緩和されるなどのメリットも生まれています。
また、取引書類をくまなく電子データにしてしまえば、デスクや棚のスペースを取って書類を保管する負担も減ります。可視化した上で、デスク周りをスッキリさせることができるでしょう。
まとめ
ここまで、電子帳簿保存法の改正で設けられた2年の猶予期間で、個人事業主やフリーランスは何を準備するべきかを取り上げてきました。
この2年の猶予期間は、「自身の仕事の見直し期間」捉えてみるのはいかがでしょうか？業務フローと一緒に、より快適に書類を作成・取引・保存できる会計システムやクラウドシステムも検討してみることをおすすめします。
せっかく与えられた2年の猶予や要件の緩和を駆使して、電子帳簿保存に向けて万全な体制を整えましょう。