2023年10月にスタートするインボイス制度。単に納付する消費税の仕組みが変わるだけでなく、それにともなって書類の書き方も大きく変更になります。「ここからどういった対応をすればいいのか」「見積書や注文書といった最初の段階から対応が変わってしまうのか」などと悩んでいる企業や個人事業主の方は多いかもしれません。
そこで今回は、インボイス制度で変わる書類対応について詳しくご説明します。的確な書類で業務をスムーズに進められるよう、ぜひお役立てください。
そもそも、インボイス制度って？
インボイス制度において対応する書類をご紹介する前に、まずは、インボイス制度とは何かについて、簡単にご説明します。
仕入税額控除のためのシステム
消費税は、消費者側が、商品・サービスの提供側へ預ける仕組みです。商品・サービスの提供側は、預かった消費税を国へ納付する義務があります。
ここで問題となるのは、消費税の二重納付の可能性です。企業は売上を作る「商品・サービスの提供側」でもありますが、その事業の過程で仕入（購入）をすれば、「消費者側」にもなります。消費者側として預けた消費税を考慮せず、売上で預かった消費税をそのまま納めれば、二重に納付になってしまいます。
そこでできたルールが、仕入税額控除です。
どんな仕入が税額控除となるのか？
国税庁では、以下の仕入を税額控除の対象にしています。
（1）商品などの棚卸資産の購入
（2）原材料等の購入
（3）機械や建物等のほか、車両や器具備品等の事業用資産の購入または賃借
（4）広告宣伝費、厚生費、接待交際費、通信費、水道光熱費等の支払い
（5）事務用品、消耗品、新聞図書等の購入
（6）修繕費
（7）外注費
（国税庁HPより）
業務委託料も課税対象に
社内の従業員への給与には消費税は発生しません。社外へ依頼した加工賃やサービス、人材派遣などでかかった料金は、仕入として課税されます。つまり、外注した会社のみならず、フリーランスや個人事業主との取引も課税対象となります。
仕入税額控除を受けるためには
企業がこの控除を適用してもらうには、一定条件を満たした2つの書類が必要です。それが、「消費税率ごとに区分した経理を行った帳簿」と「その帳簿の内容を証明する区分記載請求書」です。このルールを定めたものが「区分記載請求書等保存方式」であり、その別名がインボイス制度なのです。
ビジネスで用いられる各書類について
まず、見積書や注文書をはじめ、取引で用いられる各書類についてご説明します。仕事を依頼する側をA社、仕事を請け負う側をB社として例を挙げましょう。
見積書
A社がB社との取引を考えはじめた際、「取引やサービスにどれくらいの費用がかかるか」という概算を教えてもらう書類が「見積書」です。こちらは、仕事を請け負うB社が発行します。この書類を見て、A社は予算内で依頼ができるか否かなどを把握できます。
注文書（発注書）
取引・サービス内容や費用に納得し、B社に仕事を正式に依頼する際に、A社から発行するのが「注文書（発注書）」です。「この内容でお願いします」といった旨が書かれています。B社はこの書類を受け取り、仕事に取りかかります。場合によっては、B社から「こちらの内容で仕事を承ります」という返信の「注文請書」が発行されます。
納品書
B社の請け負った仕事が完了し、無事に商品をA社へ渡した際に、その証明となるのがこの「納品書」です。「こういった商品を、確かに納品しました」という証明になる書類です。こちらを受け、A社から「受領書」が発行される場合もあります。
請求書
無事に商品やサービスの提供が完了した際、B社から送られるのが「請求書」です。「今回の商品・サービスに対して、この料金をお支払いください」という内容が書かれています。こちらに、商品やサービスの正式な価格や、それにともなう消費税が明記されています。
領収書（レシート）
「請求書」を受け取ったA社が料金を支払ったあとに、あるいは支払いと同時に、B社から発行されるのが「領収書」もしくは「レシート」です。「料金を確かに受け取りました」という証明の書類です。ちなみに「領収書」と「レシート」はどちらを発行するか選べる場合もありますが、原則として同時発行することはありません。二重清算となってしまう恐れがあるためです。
インボイス制度で見積書や注文書の書き方は変わるのか？
上記でご紹介したとおり、取引を始める際はまず見積書や注文書をやりとりすることが多いのではないでしょうか。このように案件の初期段階で作成する書類が、インボイス制度の影響を受けるとすれば、取引の契約を結ぶ前にフォーマットを直さなければなりません。
見積書や注文書への影響はない
結論から述べると、見積書や注文書の書き方を変える必要はありません。
インボイス制度で問題となるのは、“納付すべき消費税額”です。そのため、取引が始まる前、つまり料金が発生する前の見積書や注文書では記載を変更する箇所はありません。社内などでフォーマットを作成している場合は、今後もそのまま使用できるでしょう。
主に仕様が変わるのは請求書
先にご説明したとおり、インボイス制度とは「適格請求書等保存方式」の別名です。この名称からピンとくるかもしれませんが、特に「請求書」では記載方法を変える必要があります。実際に取引が発生し、正確な価格が出たあとの請求書では、消費税を含めた金額の内訳が記載されるためです。
納品書や領収書も変更が必要
「適格請求書等保存方式」という制度ではありますが、「適格請求書」とは何か？という点が法律で決められているわけではありません。定められているのは、「必要な記載事項」です。その必要事項が載る書類であれば、納品書や領収書やレシートも「適格請求書」となるのです。これらを「適格請求書」とする場合、書き方が変わります。
「適格請求書」の必要事項とは？
インボイス制度の導入後に求められる「適格請求書」の記載事項は、以下です。
■「適格請求書」の記載事項
（1）請求書を発行する事業者の氏名または名称
（2）請求書発行の交付を受ける事業者の氏名または名称
（3）取引した年月日、内容、金額
（4）取引内容が軽減税率の対象である旨 ◇
└※マークなどを用いて、軽減税率対象の取引を分かりやすく表記する。
（5）税率ごとに区分して計算した取引の金額（税抜または税込）◇
（6）税率ごとに区分して計算した消費税額 ◆
（7）請求書を発行する事業者の登録番号 ◆
※無印……従来の「請求書等保存方式」でも記載していた項目
※◇……「区分記載請求書等保存方式」から記載が必要になった項目
※◆……「適格請求書等保存方式」（インボイス制度）から記載が必要になる項目
これまでの「請求書」の必要事項は、2019年9月以前の「請求書等保存方式」、2019年10月以降の「区分記載請求書等保存方式」と、税制改正にともなって変更してきました。「区分記載請求書等保存方式」は、消費税率改正後からインボイス制度が始まるまでの“応急処置”ともいえるルールでした。そのため、記号で表したとおり「区分記載請求書等保存方式」と今回の「適格請求書等保存方式」で段階的に必要事項が増えています。
おそらく多くの企業で使用している書類フォーマットでは、上記の（4）（5）までは記載されているでしょう。そこに、（6）（7）の要素を加え、その上で分かりやすい書類にするようレイアウトを組み替えるなどといった必要が出てきます。
納品書や領収書も「適格請求書」として扱える
上記の記載事項のうち、以下の4項目を記載していれば、納品書や領収書も「適格請求書」として保存し、証明の資料として取り扱うことができます。
（4）取引内容が軽減税率の対象である旨 ◇
└※マークなどを用いて、軽減税率対象の取引を分かりやすく表記する。
（5）税率ごとに区分して計算した取引の金額（税抜または税込）◇
（6）税率ごとに区分して計算した消費税額 ◆
（7）請求書を発行する事業者の登録番号 ◆
納品書や領収書を利用したい場合には、この4項目に注意して書類を変更しましょう。
制度改正に適応した会計システムを
こうした制度改正にともなって、バックオフィスは手続きや書類の変更に対応する負担が大きくなると予想されています。
また、企業に関わる今後の制度改正は、インボイス制度だけではありません。2024年1月に施行される「電子帳簿保存法」に向けた対応も必要になるでしょう。
そうした事務手続きに大切なマンパワーや時間を取られ、本来全うすべきバックオフィス業務が滞る可能性があります。また、企業が保つべきサービスのクオリティを下げることにもつながりかねません。そのため、各書類の作成・保管に適応した会計システムを導入することは、とても大切です。
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まとめ
今回は、インボイス制度によって見積書や注文書はどう変わるのかについてご紹介しました。消費税が明記された請求書などについての制度のため、特に見積書や注文書の仕様は変更する必要がありません。ただし、納品書や領収書を「適格請求書」として扱いたい場合には、必要事項の記載が求められます。
制度がスタートして本格的な対応が始まる前に会計システムを見直し、事務対応の対策に取り組みましょう。