商品やサービスの契約をする際に欠かせない「注文請書」ですが、実際に作成するとなると「どう作成すれば良いか」「どの収入印紙を貼れば良いのか」「誰が貼るものなのか」といった疑問をもつ方も多いのではないでしょうか。今回はそれらの疑問にお答えし、注文請書をミスなく作成する方法をご紹介します。

注文請書（発注請書）・注文書・見積書の違いは？

「注文請書（発注請書）」「注文書」「見積書」は、ビジネスシーンにおいて企業同士で商品やサービスの契約をする際に作成される重要な書類です。会社にテンプレートやフォーマットが用意されているケースも多いですが、それぞれの役割について改めて確認しておきましょう。

注文請書（発注請書）とは？

「注文請書」とは、「発注請書」「請書」とも呼ばれている書類で、注文者が商品やサービスの注文をする際に発行する「注文書」という書類を受けて、受注者（依頼を受ける人）の方が作成・発行する書類のことを指します。 注文者と受注者間の契約内容を明確にし、書類にすることで初めて契約が成立したことが証明されるため、「注文請書」には取引内容を事細かに記載する必要があります。

注文書との違いは？

「注文書」というのは、商品やサービスを注文する人がそのサービスを提供する相手に対して「何をいつまでにいくらで注文します」ということを記す書類です。そのため「注文請書（発注請書）」と「注文書」は別物で、例えばA社からB社に「注文書」が出された後に、B社からA社に承諾もかねて送られる書面が「注文請書（発注請書）」となります。

見積書との違いは？

「見積書」という言葉も他社と商談をする中でよく耳にする言葉です。「見積書」とは、受注者が発注者の依頼を受けて作成する書類で、発注者は受注者からもらった「見積書」の内容を検討した上で、実際に依頼をするかどうかを判断します。

具体的には、サービスや商品に関する取引内容の詳細として、金額や個数、工程や期間などが記載されています。見積書は全ての契約が交わされる前の検討段階で発行される書類なのに対して、「注文請書（発注請書）」は契約時に発行されます。

注文請書（発注請書）に印紙を貼る際に知っておくべきポイント

上記では、「注文請書（発注請書）」「注文書」「見積書」の違いや役割について詳しくご紹介してきましたが、「注文請書（発注請書）」には内容によって収入印紙を貼らなければならない場合もあります。ここでは、「注文請書（発注請書）」に収入印紙を貼る上で知っておくべきポイントについてご紹介します。

注文請書（発注請書）に印紙が必要な理由

「注文請書（発注請書）」に収入印紙が必要な理由は、印紙税法によって「契約の成立を証明する書面」への領収書の貼り付けが規定されており、「注文請書（発注請書）」が契約の成立を証明する、印紙税法上の「契約書」と言われる書類に当てはまるためです。

注文請書（発注請書）に印紙を貼らなくていい場合とは？

「注文請書（発注請書）」であっても収入印紙の貼り付けが不要な場合があります。

まず1つ目に、「注文請書（発注請書）」をFAXやPDFデータとして送信する場合です。印紙税法上では、収入印紙貼り付けの義務は紙面の書類の場合にのみ対象となっているので、データとして送信する場合は、この義務の対象外となります。
取引先が多く月に何十枚も「注文請書（発注請書）」を発行しなければいけない会社は収入印紙代がかさむため、FAXやメールで送信するケースが多いといえます。

2つ目に契約上の受注金額が1万円未満の場合です。この場合は課税対象に含まれないため、収入印紙を貼り付ける必要はありません。

注文請書（発注請書）に貼る印紙はどのように選択する？

「注文請書（発注請書）」に収入印紙を貼るのは書類を送る側（受注側）の企業ですが、まず収入印紙についての基本事項をおさえておきましょう。
収入印紙は1種類ではなく何種類もあり、契約の金額によって貼る収入印紙が異なります。以下が契約の値段に応じて選ぶべき収入印紙です。

注文請書（発注請書）に貼る印紙はどこで買える？

収入印紙は、郵便局、法務局、役所、金券ショップ、コンビニなどで購入することができます。意外と身近な場所で購入できるものなので、「注文請書（発注請書）」を作成しようとして印紙がないことに気がついた場合や、印紙を使い切ってしまった時などでも比較的簡単に手に入れることができます。

注文請書（発注請書）の書き方

ここでは注文請書（発注請書）を書く際のポイントについてご紹介します。

注文請書（発注請書）を書く際のポイント

「注文請書（発注請書）」は「注文書の確認」という役割をもつ書類でもあるため、記入すべき事項は基本的に発注者から受け取った「注文書」の記載事項と同様になります。

最低限の記載項目としては、書類が発行された日付（注文書の発行日と同じ日付となる場合もあります）、会社名や住所、担当者や連絡先といった発注者と受注者の情報、品名、数量、金額、納期、納品方法などの注文内容の詳細、支払い方法や支払い期限などの支払い条件、となります。

印紙の貼り方

収入印紙の貼り方として注意すべきことは、「貼り付けた収入印紙の上から割り印（消印）を押さなければならない」という点です。押す際は、収入印紙と請書に半分ずつまたがるように押します。割り印を漏らしてしまうと税務署から指摘をうける可能性があるので、忘れないようにしましょう。

まとめ

今回は注文請書（発注請書）・注文書・見積書の違い、印紙を貼る際に注意するべきポイントなどについてご紹介しました。
こういった書類を扱う際には人的ミスや紛失といったリスクが伴うため、管理方法にお悩みの場合は専用のツールを活用することをおすすめします。よりコア業務に注力するためにも、一度書類管理の体制について見直してみてはいかがでしょうか。