他社（者）と商品やサービスに関する契約を交わす際に作成する「注文書（発注書）」などの契約書類について、その役割や作成の方法をご存じでしょうか。
今回はそれぞれの書類がもつ役割や注文書を作成するに当たって注意したいポイント、特に重要な印紙についてご紹介します。

注文書が必要な場面や金額の設定の仕方など、実際に作成する際にお役立てください。

注文書（発注書）・見積書・注文請書（発注請書）それぞれの違いとは？

「注文書（発注書）」「見積書」「注文請書（発注請書）」は、サービスや商品に対する契約を結ぼうとしている企業間で取り扱われる書類です。
既に契約を結んだことがある場合は、これらの書類のテンプレートやフォーマットが用意されていることも多く、流れ作業のように作成することが可能な書類であるとも考えられます。
しかし初めて作る際には、注意するべきポイントやそれぞれの書類の役割の違い、発注側・受注側がどの書類を作成・送信すれば良いのかなどを把握しておくことが重要です。
ここでは、それぞれの書類の役割と他の書類との違いについて詳しくご紹介します。

注文書（発注書）とは？

「注文書（発注書）」とは、企業間で商品やサービスの契約をする際に発注する側の企業が受注する側の企業に送る「注文内容」を記した書類のことを指します。
企業によって「注文書」や「発注書」と呼びますがどちらも同じ書類のことを指し、種類・寸法・数量・価格などが記載されます。

注文書（発注書）と注文請書（発注請書）との関係性は？

受注側が「注文書（発注書）」などの書類を受けて、両社の契約内容を明確に記した契約の証明書類として、発注側に交付するのが「注文請書」または「発注請書」と呼ばれる書類です。
「注文書（発注書）」に記載された発注者側からの条件を承諾し、発注を受ける意志があるということを示すものであるため、基本的に「注文請書（発注請書）」の記載内容は「注文書（発注書）」と同じものになります。

見積書との違いは？

「見積書」とは発注者が受注者に依頼して作成してもらう書類のことで、仕事の依頼や商品・サービスの契約・発注を行う前に、値段や数量、期間などの契約条件や受注の有無を検討するために発行されます。
「注文書（発注書）」や「注文請書（発注請書）」が契約意志のある発注者と受注者が契約を進めていくための書類であるのに対して、「見積書」は契約をするかどうかを検討するための書類だといえます。

注文書（発注書）に印紙が必要な場合は？

「注文書（発注書）」に収入印紙を貼り付ける必要があるケースは主に3パターンとなります。
1つ目に「注文書（発注書）で基本契約書を交わしている場合」、2つ目に「見積書に応じた注文書（発注書）を作成する場合」、3つ目に「契約した本人の署名もしくは押印がされている注文書（発注書）である場合」です。
ここでは、この3つのパターンについて詳しくご紹介します。

注文書で基本契約書を交わしている場合

1つ目の「注文書（発注書）で基本契約書を交わしている場合」とは、基本契約書に「注文書（発注書）が提出されたタイミングで個別契約が自動的に成立するものとする」といったような趣旨の文言が記載されている場合です。
これらの文言により、注文書（発注書）が印紙税法上の「個別契約書」と同じ役割の書類と解釈されるようになるため、収入印紙の貼り付けが必要になります。

見積書に応じた注文書を作成する場合

2つ目の「見積書に応じた注文書（発注書）を作成する場合」とは、契約相手である受注者側が作成した書類である見積書に対しての申込みであることが、注文書（発注書）に明記されている場合を指します。このケースも「契約書」と判断されるので、収入印紙の貼り付けが必要です。

契約した本人の署名もしくは押印がされている注文書の場合

3つ目の「契約した本人の署名もしくは押印がされている注文書（発注書）の場合」とは、言葉のとおり注文書（発注書）に、契約する本人の署名もしくは押印がされている場合のことです。署名・押印がされることで当事者同士の契約の意志の合意が証明され、契約書としての効果が生じるためです。この場合も収入印紙を貼り付ける必要があります。

注文書に印紙が必要でない場合は？

上記では、注文書（発注書）が契約書としてみなされる場合の3パターンについて、「収入印紙を貼り付ける必要がある」とご紹介しました。
一方で同じ注文書（発注書）でも収入印紙を貼り付ける必要がないケースが存在し、「注文請書（発注請書）がある場合」「メールで送付する場合」となります。ここでは、この2パターンについて詳しくご紹介します。

注文請書がある場合

まず1つ目の「注文請書（発注請書）がある場合」とは、注文書（発注書）に「契約時には、請書など契約を証明する文書の作成が必要」などの文言が記載されている場合です。
この際、注文書（発注書）ではなく注文請書（発注請書）の方が契約書類となるため、契約を証明する書類でない注文書（発注書）に収入印紙を貼り付ける必要はなくなります。

メールで送付する場合

2つ目の「メールで送付する場合」とは、発注側から受注側の企業へ注文書（発注書）を交付する際に紙面ではなくメールやFAXによってデータを送信する場合で、収入印紙の貼り付けの対象外となります。
多くのクライアントを抱える企業では収入印紙代だけでも費用がかさむため、注文書（発注書）の交付はFAXやメールに切り替えると良いでしょう。

注文書に印紙を貼る際の注意点

注文書（発注書）に収入印紙を貼る必要がある場合、「様々な値段の収入印紙の中からどの金額の収入印紙を購入すれば良いのか」といったことを確認する必要があります。
ここでは、このような疑問や注意点について解説します。

注文書（発注書）に貼る収入印紙の金額の選び方

書類を作成する側の企業が収入印紙を貼り付けたうえで相手側に送付するという形になりますが、注文書（発注書）に記載されている契約金額に応じて貼り付ける収入印紙の金額も変わります。

以下が値段に応じた収入印紙の値段です。

印紙には割り印が必要

加えて、収入印紙を貼り付ける際に気を付けたいポイントとして「収入印紙の上に割り印が必要」ということが挙げられます。

割り印は、注文書（発注書）と収入印紙に半分ずつ乗るように押すことが重要です。割り印がないと税務署からの指摘が入るため、確実に行うようにしましょう。

まとめ

今回は「注文書（発注書）」など契約書類についての役割や作成方法、収入印紙に関する注意点をご紹介しました。
契約を結ぶにあたりいずれの書類も非常に重要なものとなるため、ヒューマンエラーを防ぐことは急務といえるでしょう。社内リソース不足などで契約書の扱いについてお悩みであれば、契約書管理システムの導入を検討することをおすすめします。